Jak ujmować koszty gadżetów reklamowych w kosztach?

Gadżety reklamowe na wydarzenia i prezenty dla klientów

Wyobraźmy sobie sytuacje, w której firma organizuje konferencje, szkolenie, albo wybiera się na targi ze swoim firmowym stanowiskiem. Zwykle kupujemy wtedy długopisy, smycze, inne małe gadżety, które możemy wręczyć naszym rozmówcom, czy uczestnikom takiego szkolenia. W tym wypadku pod kątem rozliczeń sprawa chyba jest najprostsza. Wrzucamy faktury za wszelkiej maści gadżety reklamowe w koszty jako materiały promocyjne, czy marketingowe.

Teoretycznie drobne upominki w sensie podatkowym są rozumiane jako upominki do jednorazowej wartość 10zł. Z drugiej strony jednej osobie możemy w sumie podarować takich małych rzeczy na wartość 200zł rocznie. Wtedy żadna ze stron nie będzie miała problemów podatkowych. Co chyba dość zabawne w firmie powinien istnieć rejestr wydawanych upominków, tak aby mieć kontrolę nad tymi 200zł. Umówmy się, że w przypadku wydarzeń nie jesteśmy w stanie tego kontrolować. Zdarza się, że niektóre firmy szkoleniowe wpisują w cenę biletu wejścia na szkolenie lub konferencję pakiet startowy w którego skład wchodzi np. długopis, teczka, notes i inne. Wtedy nie ma wątpliwości, że nie jest to prezent, a element zakupu.

Uwaga: wiele firm bez względu na wykorzystywanie materiałów promocyjnych wrzuca je w koszty jako materiały marketingowe. Musisz pamiętać, że podczas kontroli możesz być spytany o sposób ich dystrybucji. Jeżeli osoba kontrolująca uzna, że powinieneś prowadzić magazyn i rozliczać się co miesiąc z rozdystrybuowanych sztuk możesz mieć małe kłopoty. Skrajnie taka faktura może zostać uznana za nie właściwy koszt ( mówi się o tym, że zostanie „wyrzucona” z kosztów).

Gadżety reklamowe jako prezent dla pracownika

W tym wypadku firmy i księgowi mają najwięcej problemów z rozliczeniem. Ja sama widzę kilka scenariuszy. Jednak wchodząc na najwyższy poziom ogólności w momencie, kiedy pracodawca wręcza pracownikowi prezent stanowi to dla pracownika przychód i powinien być od tego opłacony podatek dochodowy i wykazany na rocznej deklaracji PIT 11.

Jak to w Polsce bywa mamy różnice w kontekście finansowania tych prezentów. Jeżeli pracodawca finansuje te prezenty z bieżących przychodów wtedy stanowią dla pracownika przychód. Jeżeli jednak finansowane są z ZFŚS wtedy taki prezent podlega zwolnieniu z podatku. Dziś naprawdę nie wiele firm taki fundusz socjalny tworzy. Ale jeżeli w Twojej firmie występuje to takie świadczenia są zwolnione z podatku.

Dodatkowo część pracodawców oddaje pracownikom pewne gadżety jako wyposażenie np. 10 długopisów, kubek termiczny, ładowarka do telefonu. Pracownik podpisuje wtedy kartę odbiory sprzętu do pracy. Musimy jednak pamiętać, że wtedy pracownik w momencie zniszczenia lub zużycia tego mienia ma obowiązek zgłosić to do pracodawcy. Wtedy jest spisywany protokół zniszczenia albo wydawany jest sprzęt na zamianę. Jeżeli decydujemy się na takie rozwiązanie powoduje to zwolnienie z podatku, ponieważ takie gadżety nie są rozumiane jako prezent. Druga ważna sprawa należy wtedy sposób rozdzielania takich gadżetów opisać w regulaminie firmy. No i niestety nie obędzie się bez administracji oraz prowadzenia zapisów stanów magazynowych poszczególnych sprzętów.

Jak w praktyce podchodzą do tego urzędy

Dużo się mówi o poprawnym rozliczaniu gadżetów reklamowych. Przepisy w tym zakresie są dość restrykcyjne. Z drugiej strony nie wyobrażam sobie prowadzić rejestru osób, którym wręczyłam długopis firmowy. Na szczęście coraz częściej podczas kontroli faktury za gadżety reklamowe w nieprzesadzonej ilości nie są jakoś szczególnie weryfikowane. Mam na myśli gadżety o małych wartościach za sztukę. Na pewno trochę wnikliwiej podejdzie kontrolujący do np. droższych zestawów długopisów ( czasami za kilkaset złotych), czy zegarków, biżuterii itp. W dużym uproszczeniu, jeżeli nie posiadają logo firmowego raczej powinny zostać zaliczone do kosztów reprezentacji, a nie kosztów marketingowych.

Mam nadzieję, że choć trochę przybliżyłam Ci świat rozliczania wydatków na gadżety reklamowe. Jak to w Polsce bywa nic nie jest jednoznaczne i podczas kontroli wiele zależy od tego, na jakiego człowieka i z jakim podejściem trafimy.

Justyna Broniecka

www.zustoniemus.pl